BOVAG Auto Registratie Systeem (BARS)

Mei 2020 – Handleiding Bevoegd Functionaris versie 2.0

Januari 2020 – Handleiding Medewerker versie 2.0

De BTW Correctie rapportage werkt per fiscaal bedrijf (loonheffing nummer). De rapportage in BARS kan niet gesplitst worden. Wel is het mogelijk om voor elke vestiging/ BV verschillende loonheffing nummers te hebben en ook twee verschillende BARS bevoegd functionarissen.

Er zijn twee situaties die zich hierbij kunnen voordoen.

1. De auto blijft bij de medewerker voor de deur/op het vliegveld staan. In dat geval dient deze auto volgens de regels bijgeteld te worden. Het gaat namelijk om het beschikbaar zijn van het voertuig en niet of de auto gebruikt wordt of niet.

2. De auto staat op het terrein van de zaak en kan door collega’s worden gebruikt.  Hoe te handelen in deze situatie? Een voorbeeld: verkoper Jan gaat op de 14e van een maand twee weken met vakantie en neemt de auto niet mee op reis. Met behulp van de ‘automatisch aanvullen’ functie in BARS heeft Jan fiscaal correct het gebruiksrecht van de auto geregistreerd. Gedurende de vakantie van Jan staat de auto dus werkloos bij het autobedrijf op de dam. Omdat tijdens de vakantie van Jan de auto werkloos op het erf van het autobedrijf staat, gebruikt verkoper Kees de auto gedurende één dag en registreert het gebruik van de auto volgens de regels in BARS. Omdat Jan de betreffende maand automatisch door BARS heeft laten aanvullen, accepteert BARS de registratie van Kees. BARS geeft een melding van de dubbele registratie.  Is deze dubbele registratie correct? Ja, dit is correct. BARS is gebaseerd op de handreiking bijtelling auto van de zaak.

In de handreiking staan twee situaties: een auto wordt gebruikt buiten werktijd en moet dus geregistreerd worden. Of, er wordt geen auto meegenomen vanwege bijvoorbeeld vakantie of ziekte en dan moet de auto bijgeteld worden die de afgelopen twee maanden het meest privé is gebruikt. In deze situatie kan het dan voorkomen dat een auto op één dag bij verschillende personen geregistreerd wordt. Immers, de essentie van bijtelling zit in het gebruiksrecht van een auto van de zaak dat een medewerker heeft. Of de auto ook daadwerkelijk gebruikt wordt, doet niet ter zake.

Dat is ook de reden dat BARS de dubbele registratie toe staat. Een medewerker die ziek is, of met vakantie gaat behoudt dat gebruiksrecht. Maakt de medewerker geen gebruik van zijn ‘recht’ en gebruikt hij gedurende een periode geen auto van de zaak, moet hij toch bijtellen. De fiscus hanteert bij het bepalen van de bijtelling de waarde van de meest gebruikte auto in de voorliggende periode. Vanzelfsprekend doet BARS dat ook. Een dubbele registratie is dus mogelijk.

Het heropenen van een gesloten periode is alleen door de Bevoegd Functionaris uit te voeren. Deze kan tot en met drie maanden terug een periode heropenen. Stel, het is nu de maand juni, dan kun je tot en met maart heropenen. Om een maand te heropenen, roep je  de Controle Rapportage op. Vervolgens selecteer je de medewerker wiens maandgegevens je wilt heropenen door op de bullet in de linker kolom en daarna bovenin op de knop DETAILS EN AFSLUITEN te klikken. De registratie(s) van de geselecteerde medewerk(st)er worden nu getoond. Klik tenslotte op de knop HEROPENEN PERIODE. De periode voor de geselecteerde medewerk(st)er is hiermee heropend, welke nu zelf zijn/haar correctie toe kan gaan passen. Meer informatie hierover is te vinden in paragraaf 4.2 van de “Handleiding voor de Bevoegd Functionaris”.

BARS kent vier mogelijkheden waardoor een ‘0’ weergave kan ontstaan:

1. Er zijn te grote verschillen tussen de berekende waarde en de werkelijke waarde.  BARS vergelijkt na de calculatie, de berekende consumentenprijs met de door de importeur vastgestelde bruto consumentenprijs. Om te voorkomen dat je over een te hoge waarde bijtelt geeft BARS de waarde “0” weer als een te groot verschil tussen beide waarden wordt vastgesteld

2. De auto is niet via de Nederlandse importeur op de weg gekomen. Bij individuele toelating van een auto wordt de waarde van de auto op het moment van kentekening door de Douane vastgesteld. Op basis van de vastgestelde waarde berekent de Douane de verschuldigde BPM. BARS kan vanuit dit “geschatte” BPM bedrag de oorspronkelijke consumentenprijs niet meer afleiden. Daar waar mogelijk worden dergelijke gegevens handmatig aan BARS toegevoegd.

3. De auto heeft een grijs kenteken. Voor auto’s met grijs kenteken ontbreekt bij veel merken de bruto consumentenprijs. Het streven is erop gericht van zoveel mogelijk voertuigen de bruto consumentenprijs te verkrijgen van de importeur. Niettemin kan het voorkomen dat bij grijs kentekenauto’s de waarde ‘0’ vaak wordt weergegeven.

4. De gegevens van het RDW zijn nog niet beschikbaar. Over het algemeen heeft RDW de gegevens binnen 48 uur  verwerkt. Na die periode zal BARS het kenteken herkennen.  LET OP: bij een kennelijk onjuiste of ontbrekende bruto consumentenprijs kun je handmatig de juiste waarde van de auto in het systeem invoeren.

Zie ook de handleiding voor de Medewerker, bladzijde 7. Kopieer en bewaar de stukken waaruit blijkt dat de door jou gehanteerde waarde de juiste is. De Belastingdienst kan hier bij een eventuele controle naar vragen.

Uitgangspunt is de bruto consumentenprijs van een auto. Daarop wordt het BTW bedrag en het BPM bedrag in mindering gebracht op basis van de op het moment van toelating geldende percentages. Vervolgens wordt het BPM bedrag gecorrigeerd voor bonus-/ malusbedragen die ontstaan bijvoorbeeld door emissie. Als laatste vindt correctie plaats voor wel of geen BPM dragende accessoires.

LET OP: de bruto consumentenprijs kan afwijken van het door de importeur op de factuur vermelde bedrag. Dit kan vooral spelen bij actieauto’s. Wettelijk uitgangspunt voor de bijtelling is de bruto consumentenprijs van een auto. Dit is dan ook het uitgangspunt voor BARS.

Zie hiervoor het antwoord op vraag 4, punt 2.

BARS maakt gebruik van de bij de gebruiker op de computer geïnstalleerde printers. Als in jouw bedrijf op een centrale printer wordt afgedrukt, kan BARS daar gebruik van maken.

In de controle rapportage staan gegevens behorend bij het kenteken dat door een van de medewerk(st)ers van jouw bedrijf is ingevoerd. Ook als dit kenteken abusievelijk is ingevoerd. De gegevens kunnen niet verwijderd worden uit het systeem.

Wat je wel kunt doen is (als Bevoegd Functionaris) om via het tabblad “Beheer” te kiezen voor voertuigen om vervolgens het bewuste kenteken te selecteren. In het scherm wat je dan krijgt vul je de data in bij de rubrieken “Begin gebruik” en “Eind gebruik”. Als je daar bij “Eind gebruik” een datum invoert die voor de huidige periode valt dan ziet je dat kenteken niet meer op je overzicht. Mocht onverhoopt toch weer van dat kenteken gebruik gemaakt worden dan dient je de data natuurlijk aan te passen.

Alleen de Bevoegd Functionaris ontvangt de volgende werkdag een mail met de inloggegevens. Deze mail kunt je aan de betreffende medewerker doorsturen.

Je kunt het e-mail adres wijzigen. Van wijzigingen ontvang je geen bevestiging per e-mail. LET OP: nadat de wijziging is aangebracht is deze de volgende werkdag geactiveerd.

BARS kan uitsluitend worden gebruikt voor invoer van een personenauto (met ten minste 3 wielen) of een bestelauto. Voor een bestelauto ben je geen bijtelling verschuldigd over privégebruik indien de bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer goederen. Bij twijfel raden we je aan om een fiscalist te raadplegen.

De medewerker is wellicht in de veronderstelling dat hij voor de tijd dat de auto niet gebruikt is geen opgave hoeft te doen. Dat is niet juist. Men dient de dagen op te voeren dat het voertuig gebruikt is en de rest van de maand vult de medewerker aan. Zie vraag 2 voor meer informatie.

Nee, alleen de registratie van jouw deelname wordt doorgestuurd aan de Belastingdienst. De gegevens die je in BARS invoert zijn alleen voor jou zichtbaar.

Ja, indien je met elke vestiging gebruik wilt maken van BARS, dien je elke vestiging apart aan te melden.

Ja. Het is verstandig om met jouw personeel schriftelijk vast te leggen (liefst bij de arbeidsovereenkomst) dat zij een vaste auto hebben. Worden er naast vaste auto’s ook andere auto’s privé gebruikt, dan kunt je voor die auto’s BARS gebruiken.

Uitgangspunt is dat er voor werknemers in de autobranche altijd een auto ter beschikking staat. Het zal niet snel voorkomen dat er in fiscale zin geen auto ter beschikking staat. Mochten bijvoorbeeld alle gekentekende (demovoertuigen) niet bij het bedrijf aanwezig zijn c.q. ter beschikking staan, dan is er wellicht nog een showroomvoorraad die naar de definities van de Belastingdienst ‘ter beschikking staat’, ook al kunnen deze auto’s niet zonder kenteken worden gebruikt. Een uitzonderingssituatie zou kunnen zijn de werknemer die wegens langdurige ziekte zijn auto van de zaak moet inleveren bij zijn werkgever, en daar geen vervangende auto voor krijgt. Voor de dagen waarop een werknemer werkelijk geen auto ter beschikking staat, hoeft niet te worden bijgeteld. BARS vult automatisch aan, je kunt de Bevoegd Functionaris van BARS binnen jouw bedrijf vragen om handmatig toe te voegen dat er geen sprake was van een ter beschikking gestelde auto.

Alleen als je een vaste auto van de zaak hebt, bestaat de mogelijkheid om voor maximaal 15 dagen per jaar een andere auto te gebruiken zonder dat je daarvoor (extra) bijtelling voor hoeft te betalen. Daarnaast mag er maximaal 5 dagen aaneensluitend van zo’n andere auto gebruik worden gemaakt. Deze regels zijn bedoeld om tegemoet te komen aan situaties waarin op zakelijke gronden de werknemer van het autobedrijf niet over zijn vaste auto kan beschikken. De regeling is niet bedoeld, om bijvoorbeeld met een grotere auto op vakantie te gaan.

Als je een auto van de zaak hebt waarvoor je bijtelling betaalt, en daarnaast een auto huurt voor de zomervakantie, hoef je voor de gehuurde auto geen bijtelling te rekenen mits je voor die auto een zakelijke huurvergoeding betaalt aan je werkgever. Daarnaast kun je jouw werkgever vragen om een kleinere auto ter beschikking te stellen, zodat de bijtelling lager uitvalt.

Ook als je ziek bent of met bijvoorbeeld het vliegtuig op vakantie gaat, zal als uitgangspunt gelden dat je een auto ter beschikking is gesteld door je werkgever. Je kunt jouw werkgever echter wel vragen om gedurende zulke dagen, een kleinere, goedkopere auto ter beschikking te stellen. De bijtelling wordt dan een stuk lager, omdat deze wordt gerekend over de waarde van de kleinere auto. Zie ook vraag 12 hierover.

Bij langdurige ziekte of loopbaanonderbreking, zal de werknemer zijn auto inleveren bij de werkgever. In dat geval staat hem geen auto meer ter beschikking en zal voor die periode ook geen bijtelling verschuldigd zijn. In deze gevallen zal vaak ook worden overgegaan tot het invullen in BARS van de einddata gebruiksrecht auto’s, BARS en/of uitdiensttreding.

In dat geval zal de periode dat je wel beschikte over een auto van de zaak, moeten worden herleid tot het gebruik op jaarbasis. Heb je bijvoorbeeld 3 maanden over een auto van de zaak beschikt, waarin je in totaal 400 km privé heeft gereden, dan is het kilometrage op jaarbasis ((12:3) x 400 =) 1600 km privé. Omdat je omgerekend naar jaarbasis, meer hebt gereden dan 500 km privé, ben je over de 3 maanden bijtelling verschuldigd. Zou je in die 3 maanden slechts 100 km privé hebben gereden, dan zou je op jaarbasis op 400 km privé uitkomen, zodat je geen bijtelling verschuldigd bent.